Lisibilité
Des tickets lisibles
Le demandeur sait exactement où en est son ticket, sans chercher la bonne vue.
- statuts
- 7 → 4
- tickets d'historique gardés
- 1 716
- tickets en cours migrés
- 193
Services · 19 personnes (studio créatif interne) · 28 septembre 2026
HOLY Softdrinks
Le studio créatif interne de HOLY, une vingtaine de personnes entre design, copy, traduction et vidéo, gérait ses demandes dans un système de tickets Notion qui ne tenait plus la charge : une cinquantaine de vues filtrées, un seul statut par ticket, des sous-tâches invisibles et aucune idée de la charge réelle de chaque équipe.
- 19 personnes formées à la prise en main
- 193 tickets en cours migrés sans interruption
- 3 tableaux de capacité par métier
Le studio créatif interne de HOLY recevait ses demandes dans un système de tickets Notion qui ne suivait plus la croissance de l'équipe. En un mois, nous avons restructuré la base existante au lieu de repartir de zéro : sous-tâches par équipe, formulaires de demande, tableaux de capacité par métier. Résultat : chacun sait où en est son ticket, et l'équipe fait tourner le système seule.
L'entreprise
HOLY est une marque berlinoise de soft drinks, très orientée design. Derrière chaque lancement, chaque visuel et chaque texte traduit, il y a un studio créatif interne : design, copy, traduction et vidéo. C'est ce studio qui reçoit les demandes du reste de l'entreprise et qui doit les livrer, souvent en parallèle.
Taille de l'équipe : 19 personnes dans le studio créatif interne
Secteur : Marque de boissons, studio créatif interne
Localisation : Berlin
01PourquoiUn système de tickets qui ne suivait plus l'équipe
Le déclencheur
Au départ, tout passait par Slack. Environ dix mois avant notre arrivée, la responsable projets créatifs avait monté un système de tickets dans Notion. Il avait remis de l'ordre. Mais l'équipe a beaucoup grandi, et le système a fini par céder sous la charge.
Avant Rama Logic
- Une cinquantaine de vues filtrées. Chaque besoin avait donné naissance à une nouvelle vue. Plus personne ne savait laquelle regarder.
- Un ticket, un seul statut. Quand un ticket était au statut Copy, l'équipe design ne le voyait pas. Deux équipes ne pouvaient pas avancer en même temps sur la même demande.
- Des sous-tâches cachées. Elles vivaient à l'intérieur du ticket, invisibles depuis les vues de travail.
- Une vue générale lente. Environ une minute pour charger.
- Aucune visibilité sur la charge. Vingt tickets pouvaient cacher cinquante heures de travail, sans que personne ne le voie venir.
- Une équipe encore stressée, malgré tout le travail déjà fait pour s'organiser.
Avant : les demandes passaient par Slack puis par une cinquantaine de vues filtrées. Un ticket n'avait qu'un seul statut : au statut Copy, l'équipe design ne le voyait pas. Les sous-tâches étaient cachées dans le ticket, la vue générale mettait environ une minute à charger et personne ne voyait la charge des équipes.
Après : chaque département passe par un formulaire de demande. Le ticket suit 4 statuts au lieu de 7 et se découpe en une sous-tâche par équipe (Design, Copy, International Copy, Vidéo) qui avancent en parallèle. Trois tableaux de capacité montrent la charge par métier.
Le problème n'était pas l'outil. C'était une structure pensée pour une petite équipe, qui obligeait chaque personne à chercher l'information au lieu de la voir.
02QuoiRestructurer l'existant plutôt que repartir de zéro
Le projet s'est déroulé en juillet et août 2026 : atelier de lancement le 28 juillet, décisions figées début août, prise en main par l'équipe le 18 août, livraison le 21 août. Premier arbitrage : garder la base Tickets existante et ses 1 716 tickets d'historique, plutôt que tout reconstruire.
- 01 28 juillet 2026 Atelier de lancement On garde la base Tickets et ses 1 716 tickets d'historique plutôt que de tout reconstruire.
- 02 Début août Décisions figées Statuts ramenés de 7 à 4, sous-tâches par équipe, formulaires de demande.
- 03 18 août Prise en main Les 19 personnes du studio passent sur la nouvelle structure.
- 04 21 août Livraison Les 193 tickets en cours migrés, sans arrêter la production.
- 05 Fin septembre 6 automatisations natives Une sous-tâche se crée pour chaque équipe demandée.
- Octobre L'équipe gère seule Le studio fait tourner et nettoie son système sans nous.
1. Restructurer la base Tickets existante
- Statuts réduits de 7 à 4, pour un parcours que tout le monde comprend.
- 34 propriétés créées, 9 archivées.
- L'historique reste en place : rien de ce que l'équipe avait construit n'est perdu.
2. Des sous-tâches natives, une par équipe
- Une nouvelle base Tasks : chaque ticket se découpe en sous-tâches, une par équipe concernée.
- Chaque équipe travaille sur ses propres tâches, sans mélange avec celles des autres.
- Deux équipes peuvent être assignées au même ticket en même temps : c'était le blocage principal.
Design Sous-tâche Design en cours
Copy Sous-tâche Copy en cours
International Copy Sous-tâche International Copy pas concernée
Vidéo Sous-tâche Vidéo pas concernée
3. Des demandes qui arrivent propres
- Des formulaires de demande par département : chaque demande arrive avec les informations dont le studio a besoin.
- Deux nouvelles bases, Projects et Studio, pour relier les tickets aux projets et à l'équipe.
4. Voir sa charge et celle de son équipe
- Un tableau de bord par personne : ce qui est à faire, maintenant.
- Trois tableaux de capacité, un par métier : Design, Copy et International Copy.
5. Migrer sans arrêter la production
- Les 193 tickets en cours ont été migrés dans la nouvelle structure pendant que le studio continuait de livrer.
- Fin septembre, 6 automatisations natives créent désormais une sous-tâche pour chaque équipe demandée.
Ce qui a failli bloquer
La décision ne se prenait pas au niveau du studio : elle devait remonter à la direction. Le périmètre a été ajusté entre l'offre et la signature pour coller à ce que la direction était prête à engager, sans toucher à l'essentiel : un système que le studio pourrait faire tourner seul.
03RésultatsCe qu'on a gagné
Parallèle
Chaque équipe dans son couloir
Chacun travaille sur ses propres tâches, et deux équipes avancent en même temps sur le même ticket.
Autonomie
Un système qui tient sans nous
L'équipe nettoie elle-même ses tableaux et a choisi de gérer seule dès octobre.
La meilleure preuve qu'un système fonctionne : l'équipe n'a plus besoin de nous pour le faire vivre.
Ce qui reste ouvert
La fermeture automatique des sous-tâches passe pour l'instant par un bouton. Choisir entre ce bouton et une automatisation complète revient à l'équipe, qui connaît mieux que personne son rythme de travail. Autre limite assumée : les fichiers de plus de 100 Mo restent une contrainte de Notion.
Et chez toi ?
On construit le même genre de système chez toi ?
30 minutes pour cadrer ton contexte, tes process et un premier cas d'usage concret.