Services · ~10 personnes · 28 septembre 2026

Station Krishna

Une dizaine de personnes, une quinzaine de demandes de mariage par mois, et un seul homme pour tout porter : le fondateur. Trello d'un côté, Excel de l'autre, des tâches oubliées et une charge mentale énorme, au moment précis où l'entreprise recrutait un poste opérations pour suivre les mariages.

Station Krishna

Résultats clés

  • Environ 10 h gagnées sur chaque déroulé de mariage
  • 15 demandes par mois dans un pipe unique
  • 33 tâches générées à chaque contrat signé

Station Krishna venait de recruter une personne aux opérations pour suivre ses mariages, mais tout le reste tenait encore dans la tête de son fondateur. En trois mois, l'entreprise est passée de Trello et Excel à un système Notion où l'IA transforme un devis validé en déroulé complet de mariage. Résultat : environ 10 heures gagnées par projet selon notre estimation, et un dirigeant qui voit enfin ses opportunités et ses projets.

L'entreprise

Station Krishna est un restaurant indien doublé d'une activité de traiteur événementiel B2B. Son cœur de métier : les mariages, complétés par des événements corporate. Chaque mariage se prépare sur deux mois, mobilise des extras, du matériel et de la logistique, et le moindre oubli se voit le jour J.

Taille de l'équipe : une dizaine de personnes

Secteur : Services, restauration et traiteur événementiel

Localisation : Paris

01PourquoiUn fondateur débordé qui recrute sans pouvoir transmettre

Le déclencheur

Au printemps 2026, le fondateur est débordé. Il recrute une personne aux opérations dont le rôle est précisément de suivre les mariages. Le problème apparaît aussitôt : il n'y a rien à lui transmettre. Le déroulé d'un mariage, les relances, l'état de chaque demande : tout vit dans la tête d'une seule personne.

Avant Rama Logic

  • Un seul point d'entrée commercial. Une quinzaine de demandes par mois, toutes portées par le fondateur. Aucune vue d'ensemble sur les opportunités en cours.
  • Des tâches oubliées. Pas par négligence, par saturation : aucun système ne rappelait ce qui devait être fait, ni quand.
  • Trello d'un côté, Excel de l'autre. Deux outils sans lien, alimentés par copier-coller. Une information saisie à un endroit ne se propageait nulle part.
  • Chaque déroulé de mariage monté à la main. Environ une dizaine d'heures par projet pour reconstruire ce qui était, au fond, toujours le même enchaînement.
  • Une pression et une charge mentale énormes sur le fondateur, seul garant que rien ne passe à la trappe.
Avant / après Le même mariage, avant et après le système

Quatre outils sans lien, alimentés par copier-coller : tout converge vers une seule personne. Chaque étape alimente la suivante : l'équipe reçoit ses tâches, le fondateur pilote.

Avant : les demandes arrivent par mails et WhatsApp, une quinzaine par mois. Les projets vivent dans Trello et Excel, reliés par copier-coller. Tout converge vers le fondateur, qui porte seul les tâches oubliées, la charge mentale et l'absence de vue d'ensemble.

Après : un seul système Notion relié. Les demandes entrantes arrivent dans une seule base, suivent le pipe commercial jusqu'à la signature ; au devis validé, l'IA génère le déroulé du mariage et crée 33 tâches projet réparties sur 60 jours entre le fondateur, les opérations, le chef et la logistique.

Le vrai coût n'était pas une heure perdue ici ou là. C'était un plafond : une entreprise qui recrute mais dont toute la charge continue de passer par une seule personne ne peut pas absorber davantage de mariages.

02QuoiUn système Notion où l'IA fait le travail de préparation

Le projet s'est déroulé d'avril à juillet 2026, en quatre temps. Le principe : comprendre d'abord où vit l'information et comment elle circule, puis la structurer pour qu'elle se propage toute seule.

Le projet D'avril à juillet 2026, en quatre temps
  1. 01 Avril 2026 Audit et cartographie Où vit l'information, où elle se perd. Un cahier des spécifications validé au lancement.
  2. 02 Pipe commercial unique Toutes les demandes dans une seule base, de la qualification à la signature.
  3. 03 Déroulé mariage et IA Au devis validé, l'IA génère le déroulé et crée les 33 tâches du projet.
  4. 04 Juillet 2026 Livraison et poste de pilotage Opportunités, projets en cours et charge de l'équipe sur une seule vue.
  5. Aujourd'hui Adopté au quotidien Le fondateur et les opérations s'en servent chaque jour.

1. Cartographier avant de construire

Audit des flux entre Trello, les fichiers Excel et les échanges informels. Identification des points exacts où l'information se perdait. Le tout formalisé dans un cahier des spécifications validé au lancement.

2. Un pipe commercial unique, alimenté par l'IA

  • Toutes les demandes entrantes arrivent dans une seule base, avec leur origine, leur statut et leur échéance. L'IA les prend en charge dès leur arrivée.
  • Le pipe suit chaque demande de la qualification à la signature, dégustation comprise.
  • Les relances sont rattachées aux opportunités, plus à la mémoire du dirigeant.

3. Du devis validé au déroulé complet, sans ressaisie

  • À la signature, l'IA génère le déroulé du mariage à partir du devis validé, puis crée les tâches du projet.
  • Le parcours type Mariage compte 33 tâches réparties sur 60 jours : acompte, visite technique, confirmation des invités, commande des produits frais, checklist matériel de la veille, remerciement après l'événement.
  • Chaque tâche est attribuée à un rôle : ce qui vivait dans l'expérience du fondateur devient un déroulé que l'équipe exécute.
Parcours type mariage Un contrat signé, 33 tâches générées sur 60 jours Choisis une étape pour voir ce qui est prévu et qui s'en charge.

En amont, dans le pipe commercial 7 étapes

  1. Lead entrant (Commercial)
  2. Qualification (Fondateur)
  3. Proposer une dégustation (Commercial)
  4. Dégustation (Chef, Fondateur)
  5. Ajuster menu et prix (Fondateur)
  6. Devis final et relance (Commercial)
  7. Signature (Fondateur)

À la signature, l'IA génère le projet et ses 33 tâches

33 / 33 tâches jusqu'à J+2

J-60 Kick-off

Portée par OpérationsCommercial

  1. 01 Encaisser l'acompte de 50 %
  2. 02 Caler la visite technique du lieu
  3. 03 Bloquer la date dans le planning de l'équipe
  4. 04 Envoyer le formulaire infos invités (allergies, régimes)
  5. 05 Onboarding client
  6. 06 Valider le menu finalisé

J-30 Préparation

Rôles OpérationsCommercial

  1. 07 Visite technique du lieu Opérations
  2. 08 Confirmer le nombre d'invités Commercial
  3. 09 Lister le staff nécessaire Opérations
  4. 10 Identifier le matériel selon le menu et le lieu Opérations
  5. 11 Confirmer les fournisseurs principaux Opérations

J-15 Engagements

Rôles OpérationsCommercialChef

  1. 12 Facture de solde Commercial
  2. 13 Confirmer chaque extra Opérations
  3. 14 Commander les produits frais Chef
  4. 15 Réserver le matériel loué Opérations
  5. 16 Briefing client J-15 Commercial
  6. 17 Vérifier l'encaissement du solde Opérations

J-7 Derniers réglages

Rôles FondateurOpérationsChef

  1. 18 Relance si le solde n'est pas encaissé Opérations
  2. 19 Finaliser le planning du jour J Fondateur
  3. 20 Briefer le chef et l'équipe Fondateur
  4. 21 Préparer la mise en place cuisine Chef
  5. 22 Confirmer la commande de produits frais Chef

J-1 La veille Phase critique

Rôles FondateurOpérationsChefLogistique

  1. 23 Checklist matériel, article par article Opérations
  2. 24 Préparation cuisine Chef
  3. 25 Charger le camion, avec vérification croisée OpérationsLogistique
  4. 26 Confirmer l'arrivée des extras Opérations
  5. 27 Briefing final client Fondateur

Jour J Le mariage

Rôles OpérationsChefLogistique

  1. 28 Arrivée et installation Chef
  2. 29 Coordination du service Chef
  3. 30 Démontage et chargement retour OpérationsLogistique

J+2 Après l'événement

Rôles FondateurOpérationsCommercial

  1. 31 Remerciement et demande d'avis Commercial
  2. 32 Mettre à jour le stock, signaler la casse Opérations
  3. 33 Marge réelle et synthèse du projet Fondateur

4. Un poste de pilotage pour le dirigeant

Une vue consolidée sur les opportunités, les projets en cours et la charge de l'équipe. Une question devient enfin simple : sur quoi dois-je passer mon temps cette semaine.

Ce qui a failli bloquer

Deux objections, les mêmes que dans la plupart des PME : « ça coûte cher » et « on n'a pas le temps ». La réponse tient en une phrase : on n'a jamais le temps de s'occuper des opérations, mais c'est justement ce qui permet de grandir. Continuer sans système revenait à plafonner.

03RésultatsCe qu'on a gagné

Ce qu'on a gagné Moins de préparation à la main, une équipe qui tient le système

Temps

Environ 10 h

gagnées par mariage, selon notre estimation

Le déroulé se génère depuis le devis validé au lieu d'être monté à la main.

Équipe

Un outil adopté par l'équipe

Le fondateur et la personne recrutée aux opérations utilisent Notion au quotidien. Le système ne dépend plus d'une seule personne.

Pilotage

Un dirigeant qui pilote

Il voit enfin ses opportunités et ses projets. Il pilote au lieu de tout porter seul.

Avant, le fondateur était la condition de fonctionnement de son entreprise. Aujourd'hui, il en est le pilote.

Ce qui reste ouvert

La base dédiée au matériel et aux stocks n'est pas encore alimentée : elle attend un inventaire physique. C'est un choix assumé : remplir une base de stock avec des données approximatives aurait dégradé la confiance dans tout le système. Elle sera activée après l'inventaire.

Et chez toi ?

On construit le même genre de système chez toi ?

30 minutes pour cadrer ton contexte, tes process et un premier cas d'usage concret.

Prendre RDV

Autres cas clients